Eventos:Wiki Loves Monuments 2013/Avances/Minutas

Minutas de las reuniones de organización y planeación Wiki Loves Monuments México 2013

26/07/2013

Reunión con Rajaa Nouali, del Ayuntamiento de Puebla, para información de recorridos en Puebla.

27/07/2013

Primera reunión voluntarios Wiki Loves Monuments México

Lugar: Ciudad Universitaria (UNAM)

• Lista de asistentes: Andy, Elisa, Héctor, Saira, Gilberto, Omar, Alfredo, Verónica, Pamela, Claudio, Ariana, Carmen, Iván, Adrián y Christian.
• Informe general del concurso: Carmen explicó la historia del concurso, los objetivos, como beneficia a la misión Wikimedia, qué son las licencias Creative Commons, fechas y eventos programados.
• Actividades de voluntario/as: se detallaron las actividades y áreas para el trabajo del voluntariado quedando de la siguiente manera:

-Técnica: apoyo a la administración del sitio web (administración de correo, DNS, servidores web, bases de datos, proxy inverso, cortafuegos, tuning (diseño) y seguridad). Responsable: Jacobo.

-Comunicación: redes sociales, guerrilla callejera, difusión de carteles, apoyo a la vocería de Wikimedia México A.C. Responsable: Carmen, Claudio y Christian.

-Diseño: imágenes, infografías, carteles, playeras, manual. Responsable: Iván.

-Evaluación de fotografías: los voluntarios apoyarán en el primer filtro de la evaluación de las fotografías participantes, eliminando las que tengan: personas posando, marca de agua y/o no cuenten con la clave del monumento. Responsable: Ariana.

-Logística: planeación y ejecución de eventos programados (rueda de prensa, recorridos foto•gráficos, premiación). Responsables: Ariana, Carmen, Alfredo.

-Contenido: generación de contenido para redes sociales en fotografía, video y textos. Responsables: Iván, Andy, Vladimir.

• Preguntas y respuestas: se resolvieron las dudas de los asistentes.
• Otros: se acordó que se dará una capacitación general, a todos los voluntarios y responsables, de código wiki para poder trabajar

10/08/2013

Reunión voluntarios de la Ciudad de México

19/08/2013

Reunión voluntarios de la Ciudad de México

Minuta: Wiki loves monuments

Fecha: 19 de Agosto del 2013

Asistentes:

fotofestín

-Ariana Oropeza

-Claudio Briones

-Daniela Landa

-Norma Montañez

-Verónica Longino

Wikimedia México

-Carmen Alcázar

-Ivan Martínez

Agenda del día

1.Describir cual es la estructura básica de cada una de las partes y definir cuál es la visión del voluntariado de cada una de las mismas

2.Roles. Delimitar las responsabilidades y determinar funciones

3.Especificar los canales de comunicación y la línea de decisiones

4.Presupuesto y relaciones con patrocinadores. Políticas de patrocinio

5.Discutir las actividades y eventos próximos

Acuerdos de la reunión

-El canal de comunicación se hará directamente entre Ariana y Carmen

-Se acordó que la conferencia de prensa será liderada por Wiki y apoyada por fotofestín

-Los detalles de la participación del equipo de wikimedia durante la capacitación del 24 de agosto

-Los criterios que son cubiertos por el presupuesto con el que cuenta wikimedia

-Una siguiente reunión para el día 21 de Agosto

Meeting report

Date: 19th August 2013

Attendance:

fotofestín

-Ariana Oropeza

-Claudio Briones

-Daniela Landa

-Norma Montañez

-Verónica Longino

Wikimedia México

-Carmen Alcázar

-Ivan Martínez

Meeting agenda

1.Describe the basic structure of each organization and define which is their volunteering concept

2.Roles. Delimitate which will be the responsibilities of each part and determinate their functions and duties

3.Specify the lines of communication and the decisión making process

4.Budget and relationship with sponsors. Sponsorship policy

5.Discuss the activities and the coming events

Meeting agreements

-Ariana will be the liaison with fotofestín and all the communications will be between Carmen and she

-It was agreed that the press conference will be led by Wikimedia and -supported by fotofestín

-The participation details of the wikimedia team

-The criteria covered by the wikemedia’s budget

-The next meeting will take place the next 21st August 2013

21/08/2013

Reunión voluntarios de la Ciudad de México

Minuta: Wiki loves monuments

Fecha: 21 de Agosto del 2013

Asistentes:

fotofestín

-Ariana Oropeza

-Claudio Briones

-Daniela Landa

-Norma Montañez

-Verónica Longino

Wikimedia México

-Carmen Alcázar

-Ivan Martínez

Agenda del día

1.Revisión de pendientes

2.Presentación de los videos del programa fotofestín

3.Definición del calendario y actividades pendientes

4.Discusión de los detalles de la capacitación del 24 y la conferencia de prensa

Acuerdos de la reunión

-Áreas en las que se dividirá el trabajo de los voluntarios durante el concurso

-La realización de infografías sobre monumentos incluidos en la lista del concurso

-Check list de recorrido

-Conocimiento del plan de comunicación

-Logística para la generación de documentos para el registro en línea

-Horarios y actividades para la capacitación del día 24 de Agosto

Meeting report

Date: 21st August 2013

Attendance:

fotofestín

-Ariana Oropeza

-Claudio Briones

-Daniela Landa

-Norma Montañez

-Verónica Longino

Wikimedia México

-Carmen Alcázar

-Ivan Martínez

Meeting agenda

1.Pendings revision

2.fotofestín’s videos presentation

3.Define the schedle and the pending activities

4.Discuss the next training details and the press conference activities

Meeting agreements

-Areas in which the volunteers’ work will be divided during the contest

-The realization of infograohics about the monuments included in the contest list

-Journey check list

-Knowing the communication plan

-Logistics for the generation of the web documents

-Scheadle and activities for the 24th August training

24/08/2013

Reunión voluntarios Guadalajara

Minuta Redes Sociales 24/08/2013

Datos de la reunión

• Lugar: Club fotográfico de México. Londres 75 casi esq. con Insurgentes; Delegación Cuauhtémoc
• Fecha y hora: Sábado 24 de Agosto 2013; 13.00 horas
• Objetivo: Concurso WikiLovesMonuments México 2013. Definir actividades del equipo de redes sociales, estratgia general, actividades a coordinarse con otras áreas.
• Asistentes:
  • Ariana Oropeza
  • Iván Martínez
  • Alan Villeda
  • Andrés Cruz y Corro
  • Nohemi Chilpa

Contenido

Durante la primera sesión de capacitación de Voluntarios de Wiki Loves Monuments México 2013, el equipo de Redes Sociales, integrado por los asistentes arriba mencionados, definió las necesidades y prioridades del grupo, las cuales se detallan a continuación:

• Definición de redes sociales para la difusión del evento

Por su volumen de usuarios, Facebook y Twitter serán las principales vías de difusión. La administración de las cuentas oficiales quedará a cargo de sus actuales responsables.

• Creación de un horario de "posteo" y plan de monitoreo de redes

De acuerdo a la información presentada por Iván, este horario podrá ser generado con las estadísticas arrojadas por la herramienta HootSuite.

• Identificación de público y contenidos específicos a cada red social
• Crear/conocer el plan de comunicación

Es necesario conocer a fondo cuál es el mensaje general que maneja la Fundación para el concurso, a fin de evitar el mal uso de las redes y mantener la coherencia en todos los mensajes que se difundan (no dar mensajes contradictorios)

• Crear/recibir FAQs relacionados al concurso

Las redes sociales permiten a los usuarios acercarse a los organizadores del evento para esclarecer sus dudas. La creación o actualización de una lista de FAQs (Preguntas más frecuentes) permitirá resolver las dudas de los participantes de forma rápida y sencilla.

• Considerar la adición de un "canal" en YouTube

En coordinación con los equipos de Marketing, Fotografía y Video, establecer si es conveniente crear contenido en video para la difusión interna y externa del concurso

• Creación de listas de monumentos en Foursquare

Foursquare permite la creación de listas de sitios (venues) a las que los usuarios pueden suscribirse para conocer su ubicación, así como para crear un recordatorio de sitios a visitar. La creación de estas listas puede ayudar a conectarse con usuarios de esta plataforma de forma fácil y barata

• Definición de un plan de cobertura en vivo de los eventos

Se sugiere seguir la cobertura de los eventos principales (ruedas de prensa y recorridos fotográficos) a través de las redes sociales, lo cual requiere un plan para identificar responsables y contenidos de dicha cobertura

31/08/2013

Minuta de equipo: Fotografía

• Datos de la reunión

• Lugar: Colectivo Colmena, Repúblicas 39 esq. Miraflores, Ciudad de México
• Fecha y hora: Sábado 31 de Agosto 2013; 13.00 horas
• Objetivo: identificar los desaciertos del equipo durante la rueda de prensa del 27 de agosto del 2013. Proponer un temario para las charlas sobre fotografía.

Acuerdos

• Los voluntarios deben darse a la tarea de explorar su cámara y familiarizarse con todas las funciones con las que esta cuenta.
• El equipo debe reunirse para compartir tips, dudas y fortalecer su técnica fotográfica. Quedamos al pendiente de la fecha.
• Los voluntarios se comprometen a hacer el siguiente checklist antes de cada evento:

• Cargar la batería de la cámara
• Limpiar la tarjeta de memoria
• Cargar las pilas del flash (si tienes flash externo)
• Revisión del equipo antes partir (llevar cámara, batería, tarjetas de memoria, cargador, gamuza, flash, pilas del flash, cargador de flash).
• Revisión de los controles de la cámara (ajuste de exposición, sensibilidad ISO, balance de blancos, poner formato de salida en RAW).

• Para optimizar la logística en próximos eventos, la labor del equipo de fotografía se subdivide en tres.

• Perspectivas generales. Visión total, el objetivo es hacer tomas amplias que muestren los espacios donde se desarrollan las actividades. Tres voluntarios.
• Perspectivas particulares. Visión particular y atención a los detalles, el propósito es documentar el desarrollo de las actividades, mostrando la participación de los asistentes y sus reacciones emotivas. Dos voluntarios.
• Detrás de cámaras. Visión publicitaria, su tarea será posicionar la imagen de todas las marcas que contribuyen con Wiki Loves Monuments, incluyendo al voluntariado de fotofestín. Dos voluntarios.

• Se propone cambiar el nombre de Taller, ya que por el tiempo, la actividad no cumple con el perfil de taller. Se propone cambiarlo por Charlas sobre fotografía o Un rapidin de foto (quedamos a la espera de la aprobación). El evento se llevará a cabo el 5 y 12 de septiembre en el Telmex Hub de 16:00 a 18:00.

• Para no rebasar el límite de la capacidad del Telmex Hub, los interesados deberán inscribirse, contestar un cuestionario y confirmar su asistencia. La capacidad máxima es para 50 personas.

• El 5 de septiembre el evento estará dirigido a personas que no tienen nociones previas de foto, pero tienen una cámara y desean aprender a usarla. El 12 de septiembre el taller se tratarán temas para personas que ya tienen conocimientos previos sobre fotografía.

• Se creará un manual, de aproximadamente cuatro hojas, con los temas a desarrollar durante el evento.

• Claudio y Francisco serán los mentores y guías de la plática. Los asistentes serán divididos en grupos. Cada voluntario será responsable de resolver las dudas particulares de un grupo a su cargo para optimizar el tiempo.

Día uno

• física de la fotografía
• tipos de cámara
• componentes de la cámara
• óptica
• velocidad de obturación
• diafragma
• sensibilidad
• formatos de archivo

Día dos

• composición
• ángulo
• encuadre:* estilos

Minuta de equipo: Redes Sociales

2a capacitación de voluntarios WLM 2013

• Datos de la reunión

• Lugar: Colectivo Colmena, Repúblicas 39 esq. Miraflores, Ciudad de México
• Fecha y hora: Sábado 31 de Agosto 2013; 13.00 horas
• Objetivo: Concurso WikiLovesMonuments México 2013. Definir temas prioritarios de comunicación a través de las redes sociales definidas.

• Asistentes:
  • Ariana Oropeza
  • Alan Villeda
  • Andrés Cruz y Corro
• Contenido: Gracias a la información propuesta por Ariana, se establecieron los temas prioritarios que deben ser comunicados a través de las redes sociales, sin orden particular de importancia:
  1. Convocatoria, reglas y bases del concurso
  2. Listados de monumentos por locación y/o Estado
  3. Existencia y uso de la aplicación oficial WLM2013
  4. Datos de la edición 2012 del concurso
  5. Énfasis en el estatus de récord mundial ante Guinness Records
  6. Licencias Creative Commons, uso y significado
  7. Eventos de WLM2013: Talleres, charlas y recorridos

Se definió también la dinámica general de trabajo del equipo que, salvo la mejor opinión de los participantes, se puede resumir de la siguiente forma:

1. Generar mensajes acotados a 110 caracteres en todos los temas prioritarios
2. Dejar periódicamente las sugerencias en la página de discusión de Eventos:Wiki Loves Monuments/2013/Calendario Redes Sociales para que un miembro de la mesa directiva lo apruebe y pueda pasarlo al calendario oficial
   

Minuta de equipo: Contenido, gestión y logística

2a capacitación de voluntarios WLM 2013

• Datos de la reunión

• Lugar: Colectivo Colmena, Repúblicas 39 esq. Miraflores, Ciudad de México
• Fecha y hora: Sábado 31 de Agosto 2013; 13.00 horas

Acuerdos

• Se definió que la ruta del primer recorrido contemplará los siguientes monumentos
  

1. Templo de San Agustín
2. Templo y capilla de la tercera orden de San Agustín
3. Casa del Conde de Regla
4. Templo de San Felípe Neri el Nuevo
5. Antiguo Templo de Sán Félipe Neri el viejo
6. Oficinas de la Suprema Corte de Justicia de la Nación
7. Palacio del Marqués de Selva Nevada
8. Templo de Nuestra Señora de Lourdes
9. Banco de Londres y México
10. Edificio Edison
11. Templo Metodista de la Santísima Trinidad
12. Templo de San Francisco y Capilla de Balvanera
13. Templo de San Félipe de Jesús
    
    

• De cada uno de los monumentos se realizará una ficha técnica con los siguientes datos
  

1. Nombre:
2. Época:
3. Ubicación:
4. Función (es) ¿Qué ha sido, para qué lo han ocupado, qué es actualmente?:
5. Arquitecto o Encargado:
6. Aspectos artísticos/arquitectónicos:
7. Datos históricos/curiosos:
   

• Las fichas técnicas estarán terminadas para el día martes 3 de Septiembre
  
• A partir de los datos recopilados se realizará el diseño de infografías para cada monumento
  
• Para el día jueves 5 de Septiembre se presentará el minuto a minuto del recorrido
  
• Se redactará un Check list para el taller del 5 de Septiembre

Minuta de equipo: Generales

• Datos de la reunión

• Lugar: Colectivo Colmena, Repúblicas 39 esq. Miraflores, Ciudad de México
• Fecha y hora: Sábado 31 de Agosto 2013; 13.00 horas
• Objetivos: Definir acuerdos para:
  

1. Recorridos fotográficos (sábados, 7, 21 y 28 de septiembre de 2013)
2. Charla "Mis primeros pasos en la fotografía" (jueves, 5 de septiembre de 2013)
3. Pegar carteles: ¿cuándo?, ¿quién?, ¿dónde?
4. Parte técnica: Referente a la plataforma (creación de cuenta en Wikimedia Commons, licencias creative commons, subida de fotos y preguntas frecuentes)
   

• Asistentes:

• Acuerdos:

Se definieron los siguientes acuerdos y propuestas:

• Botiquín, protección y seguridad: Se llego al acuerdo de que en cada recorrido fotográfico se contara con un maletín de primeros auxilios, el cual estará equipado con los siguientes elementos:
  

Vendas:

• Vendoletes
• Vendas de yeso
• Curitas
• Toallas antisépticas
  

Instrumentos:

• Tijeras
• Termometro
  

Medicamentos:

• Naproxeno
• Paracetamol
  

Otros:

• Alcohol
• Algodón
• Agua Oxigenada
• Tela adhesiva
• Agua Natural
• Sombrilla
• Suero
  

Ademas se contara con una capacitación para todos los voluntarios de primeros auxilios por parte de Carmen y Gilberto.

• Estrategias para la difusión de la charla "Mis primeros pasos en la fotografía" : Se llegaron a las siguientes acuerdo y propuestas por parte de todo el equipo:
  

1. Difusión en redes sociales
2. Realizar un registro de los asistentes
3. Difundir el temario a seguir (Se propuso hacerlo a través de imágenes con puntos clave sobre el contenido del taller)

• Difusión : El equipo realizo una lista de los posibles lugares donde se pegaran los carteles a partir del día sábado, 7 de septiembre de 2013, además de posibles medios a difunfir:
  

1. Faro de Oriente, Indios Verdes, Tlahuac
2. Instituto Politécnico Nacional (unidades por definir)
3. Ciudad Universitaria (facultades por definir)--Christian Cariño (discusión) 21:12 6 sep 2013 (UTC)
4. Casas de Culturas (posibilidad)
5. Escuela Nacional de Artes Plásticas
6. CENEART
7. Universidad Autonoma Metropilitana Unidades: Iztapalapa y Xochimilco --Nohemisupra87 (discusión) 05:42 4 sep 2013 (UTC)
8. Casa de Cultura de la Delegacion Venustiano Carranza --Nohemisupra87 (discusión) 05:42 4 sep 2013 (UTC)
9. Centro Cultural "Casa de las Bombas" de la UAM --Nohemisupra87 (discusión) 05:42 4 sep 2013 (UTC)
10. Radio en Internet y Podcast (posibilidad)
    

• Técnico : En esta parte se realizo un quick referente a Wikimedia Commons, además de realizar las siguientes propuestas:
  

1. Para la parte referente a Wikimedia Commons se propone realizar una guía rápida con imágenes que contengan puntos claves de como crear la cuenta, qué hacer en caso de tener un error al crear la cuenta o cómo utilizar Wikimedia Commons.
2. Realizar una lista de FAQs (Frequently asked questions) referente a la subida de fotos en la plataforma del concurso, aplicación móvil, recorridos, charlas, licencias Creative Commons.
3. Para el día del recorrido se propone imprimir un folleto con el contenido de los dos puntos anteriores, así como del inicio y termino del concurso.